Avant l’entretien

Communiquer sur l’entretien professionnel

Il est important que l’entreprise communique sur l’entretien professionnel : ses objectifs, son organisation, les conditions de son déroulement,… que ce soit auprès des salariés, des membres de l’encadrement ou des partenaires sociaux.

  • Vous pouvez par exemple éditer une plaquette ou un feuillet reprenant les principales informations de ce site et/ou inciter vos collaborateurs à le consulter.

Organiser l’entretien

  • Déterminez le bon moment pour organiser les entretiens professionnels : ces entretiens sont des outils pour la gestion des ressources humaines. Il est préférable de les prévoir suffisamment tôt pour avoir le temps d’exploiter leurs résultats et de les utiliser dans la construction du plan de formation.
  • Choisissez la personne qui conduira l’entretien : dans les petites structures, l’entretien professionnel est souvent conduit par le chef d’entreprise lui-même. Dans des sociétés plus grandes, l’interlocuteur peut être le responsable des ressources humaines ou le responsable hiérarchique direct du salarié par exemple.
  • Fixez le lieu de la rencontre : il est important que le salarié se sente à l’aise durant l’entretien. Dans ce but, choisissez un endroit au calme (évitez les open-space et les salles dans lesquelles il y a du passage) et évitez les endroits trop intimidants (comme le bureau du directeur par exemple).
  • Pensez à réserver la salle pour une durée suffisante (1 à 2 heures de préférence), en prévoyant un peu de marge pour éviter d’être dérangé avant la fin de l’entretien.

Communiquer toutes les informations nécessaires au salarié

Pour que le salarié ait le temps de se préparer, il est important de le prévenir au moins deux semaines avant la tenue de l’entretien.

Pensez à lui fournir une copie des documents que vous allez vous-même utiliser pour cet entretien :

  • Sa fiche de poste, sur laquelle sont indiquées les missions et tâches liées à son poste de travail ;
  • Si vous les avez, les fiches de poste des emplois précédemment occupés dans l’entreprise ;
  • Le CV du salarié ;
  • Les comptes-rendus des entretiens précédents ;
  • Le document sur lequel sont comptabilisées les heures de DIF acquises par le salarié.
  • Incitez votre salarié à remplir son passeport formation  et à consulter la cartographie des métiers

Ces outils peuvent s’avérer précieux lors de l’entretien, pour lui comme pour vous, puisqu’ils permettent de récapituler les expériences et compétences du salarié.

Préparer l’entretien

Il est nécessaire de conduire l’entretien professionnel sans perdre de vue la situation de l’entreprise, son environnement, ses besoins afin de pouvoir répondre aux questions du salarié et formuler des propositions.

  • Définissez vos attentes quant à cet entretien : quels sujets aborder ? Dans quel but ? Essayez de lister les informations que vous souhaitez obtenir.
  • Recueillez des éléments sur l’activité de l’entreprise (perspectives de développement, choix stratégiques, environnements, situation de l’emploi dans l’entreprise, politique de formation, besoins en compétences présents et futurs).

Il est fortement recommandé de rédiger en amont une grille d’entretien qui recense toutes les questions à poser.

  • Consultez la cartographie des métiers  : vous pourrez y visionner l’ensemble des profils-types de la presse écrite par domaine d’activités et vous créer un espace personnel, totalement confidentiel.
    Cela vous permettra de mieux appréhender les évolutions possibles, les montées en compétences nécessaires,…
  • Ayez toutes les ressources nécessaires : l’entretien professionnel est un moment privilégié pour donner au salarié un aperçu de la situation de l’entreprise. Lorsqu’il est mené par une autre personne que le chef d’entreprise, il est important que celle-ci fasse le point en amont sur la situation de la société, ses perspectives de développement, la situation de l’emploi, les besoins en compétences,…
  • Prévoyez une piqûre de rappel sur les dispositifs de formation, le fonctionnement de chacun d’eux, le plan de formation de l’entreprise et les formations déjà suivies par le salarié.

Avoir toutes les cartes en main

> La cartographie des métiers
 Lors de l’entretien professionnel, vous allez parler des compétences, des expériences passées et actuelles du salarié. Pour ne rien oublier, pensez à utiliser la cartographie des métiers .

Réalisée par l’ Observatoire des métiers de la presse , cette cartographie est un outil interactif complet grâce auquel vous pouvez consulter des profils-types et comparer les compétences. Vous pouvez même élaborer la fiche emploi de chacun de vos salariés et les enregistrer dans votre espace personnel.

Cette fiche peut vous être utile lors de l'entretien professionnel.

> Les guides de préparation et de conduite de l'entretien

Deux modèles conçus pour vous accompagner dans votre démarche et adaptables selon vos besoins.

> Le site de l'AFDAS

Pour vous apporter toutes les informations sur les dispositifs de formation mobilisables (quel dispositif ? quel financement ? quelle mise en œuvre ?)

www.afdas.com